I utvärderingen utreddes nuläget för HUS-sammanslutningens upphandlingar med tanke på nyckeltalen och revisionsnämndens tidigare rekommendationer.
Upphandlingsorganisationen kan bättre än tidigare svara på en stor organisations upphandlingsbehov. Upphandlingsverksamheten och -processerna har etablerats och kunskapsbaserad ledning är möjlig i och med att upphandlingssystemet Voitto tas i bruk. Upphandlingsskulden som uppkommit under årens lopp har avvecklats.
Revisionsnämnden gav 2020–2022 flera rekommendationer för en utveckling av upphandlingsverksamheten. I utvärderingsberättelsen 2022 konstaterade nämnden att flera rekommendationer har utvecklats positivt, men förutsatte att utvecklingsarbetet fortsätter.
Nämnden rekommenderade att man bedömer hur antalet avtal som gäller tills vidare påverkar marknaden. I mars 2025 finns det cirka 1 100 avtal som gäller tills vidare och deras totala värde är 2,1 miljarder euro. Med avtal som gäller tills vidare strävar man efter att säkerställa att HUS inte hamnar i ett avtalslöst, olagligt tillstånd mellan konkurrensutsättningarna eller fortsätter gamla avtal som gäller tills vidare i strid med upphandlingslagen. Den flexibla giltighetstiden för avtal som gäller tills vidare gör det möjligt att säga upp avtalen när marknadsläget och HUS behov kräver en ny konkurrensutsättning. Avtal som gäller tills vidare medför dock en risk för att föremålet för upphandlingen inte konkurrensutsätts på nytt enligt rättsliga principer. Risken hanteras genom en anvisning som styr bedömningen av behovet av att konkurrensutsätta avtalen på nytt.
Nämnden rekommenderade också att man fäster uppmärksamhet vid tillräcklig motivering av direktupphandlingar och deras samhälleliga konsekvenser.Direktupphandlingarnas totala värde var cirka 40 miljoner euro 2024. År 2024 genomfördes 65 direktupphandlingar. Mest gjordes de utifrån det totala värdet i kategorierna social- och hälsovårdstjänster (18,3 mn euro), ICT-upphandlingar (7,8 mn euro) och kirurgi, internmedicin och kardiologi (4,9 mn euro). År 2024 upptäckte revisionen utvecklingsbehov för att undvika sidoköp, det vill säga upphandlingar utanför avtalen. År 2024 gjorde enheterna sidoköp för sammanlagt 23,2 miljoner euro, varav cirka 14,5 miljoner euro utanför det centraliserade beställningssystemet. År 2024 upptäckte Bastjänsterna att cirka hälften av upphandlingarna utanför beställningssystemet gäller produkter för vilka det finns ett avtal. När beställningen görs direkt från leverantören kan beställningen, fakturan och avtalet inte kombineras i systemen. Bastjänsterna har utvecklat uppföljningen av upphandlingar som gjorts som förköp och gett enheterna anvisningar om beställningspraxis för att undvika sidoköp. En förutsättning för att upphandlingarna ska vara lagenliga är att den överenskomna beställningsprocessen följs.
Upphandlingarnas positiva utveckling är synlig på många sätt
Hur väl arbetet med att utveckla upphandlingarna har lyckats framgår av flera nyckeltal. Det största framsteget är införandet av ledningssystemet Voitto för upphandlingar. Ibruktagandet pågår fortfarande och kräver fortfarande utveckling, men redan nu ger systemet mer aktuell och mångsidig information om HUS upphandlingar, konkurrensutsättningar, avtal och leverantörshantering.
Den kraftiga ökningen i antalet upphandlingsbeslut som började 2019 avtog 2024, då 558 upphandlingsbeslut fattades. Deras årsvärde var 263 miljoner euro. Det totala värdet på HUS konkurrensutsatta upphandlingar var cirka 1 miljard euro. Upphandlingsskulden som ackumulerats under årens lopp har i praktiken avvecklats.
Användningen av kriterierna för ansvarsfullhet ökade betydligt under 2024 och i cirka 65 procent av de nya upphandlingarna ingick kriterier för socialt ansvar eller miljöansvar. HUS belönades i juni 2024 för sitt arbete för hållbar utveckling. HUS har främjat miljövänligare lösningar genom att ingå en miljömärkesförbindelse och systematiskt integrerat Svanmärket och EU-miljömärket i ledningen och genomförandet av sina upphandlingar.
HUS experter är nöjda med upphandlingstjänsterna och kundresponsen har utvecklats positivt. NPS-talet har 2024 stigit från 24 till 52. Nöjdheten med stödet och samarbetet inom upphandlingstjänsterna framkom också i skrivandet av utvärderingsberättelsen.
Besparingar genom lyckade upphandlingar och mångsidiga upphandlingsförfaranden
Besparingarna i upphandlingarna var 10,79 miljoner euro i de konkurrensutsättningar som färdigställdes 2024. Till exempel i samband med nya upphandlingar av hälso- och sjukvårdstjänster uppnåddes besparingar på över 3 miljoner euro.
Besparingarna uppnåddes genom att utnyttja leverantörsdialogen, öka konkurrensen till exempel genom att göra reklam för konkurrensutsättning samt genom att utnyttja olika upphandlingssystem. Exempelvis genomfördes upphandlingen av läkartjänster som ett dynamiskt upphandlingssystem (principen om kontinuerlig konkurrensutsättning), upphandlingen av sårvårdsprodukter som helhet genom elektronisk auktion (effektiviserad priskonkurrens) och upphandlingen av ögonläkartjänster med en modell där man utnyttjar årsavgiftsprincipen som uppmuntrar till att genomföra vården i tid och minska onödiga prestationer.
Behovet av konkurrensutsättningskonsulter har minskat betydligt sedan 2021. I utkontrakterade konkurrensutsättningar köps upphandlingens konkurrensutsättningstekniska andel utanför HUS. Detta har varit nödvändigt för att alla upphandlingar ska kunna konkurrensutsättas inom den tidtabell som upphandlingslagen förutsätter. I vissa strategiska upphandlingar har konkurrensutsättningskonsulten åtgärdat ett underskott av kompetens som inte har funnits att tillgå internt. Det genomsnittliga timpriset för konsulter har sjunkit till cirka 95 euro (2020: 140 euro).
