I utvärderingen utreddes hur klient- och patientdatasystemet Apottis användbarhet och produktionen av de uppgifter som behövs för ledningen har främjats. Dessutom utreddes Apottis kostnader och effekter på produktiviteten.
Införandet av Apotti slutfördes i huvudsak hösten 2022. Avtalet gäller fram till 2026 och inga fortsatta planer har ännu utarbetats.
Systemet har utvecklats, men användbarheten måste förbättras ytterligare
Systemet har utvecklats och vidareutvecklas på många sätt tillsammans med Apotti Oy så att det bättre ska motsvara användarnas behov. År 2022 har man inom projektet Apotti 2.0 gjort utvecklingsarbete bland annat genom att förenkla och förenhetliga användargränssnittet samt utveckla utbildningar och anvisningar.
HUS förnyade hanteringsmodellen för utvecklingsförslagen för Apotti-systemet och skapade en prioriteringsprocess för förslagen. Antalet utvecklingsförslag minskade med 70 procent jämfört med 2021. Apotti-systemet utvecklades också inom strategiska projekt.
Systemutvecklingsarbetet har försvårats förutom av coronapandemin av samtidiga ändringar, såsom social- och hälsovårdsreformen, organisationsreformen på HUS samt ibruktagandet av Brosjukhuset. Utvecklingsarbetet utförs tillsammans med flera aktörer, vilket medför utmaningar.
Upplevelsen av systemets användbarhet varierar beroende på funktionalitet, specialitet och den yrkesutbildade personens arbetsuppgift. Det finns också nöjda användare. Inom vissa verksamhetsområden anses systemet göra patientarbetet snabbare än tidigare. En fördel är också att undersökningsresultaten fås från ett och samma ställe och man behöver inte logga in i flera system. Användarnas synpunkter på Apotti-systemet utreddes inte heltäckande på HUS 2021–2022. Enligt informationsförvaltningens kundnöjdhetsenkät försämrades nöjdheten med systemet jämfört med 2021.
Apottis rapporteringsproblem försvårar kunskapsbaserad ledning
Införandet av Apotti-systemet har orsakat problem för produktionen av information som anknyter till uppföljningen av verksamheten. Till exempel var det inte möjligt att få jämförelseuppgifter om tillgången till vård 2021. År 2022 har situationen förbättrats till exempel i fråga om remisser och köuppgifter. Vid utvecklingen av rapporteringen har den lagstadgade rapporteringen prioriterats bland annat för coronapandemins behov. Det finns fortfarande mycket att utveckla när det gäller produktionen av information som i allmänhet krävs för ledning.
Apotti-utbildningar och systemkompetens
Apotti-systemet skiljer sig från tidigare patientdatasystem och en smidig användning av systemet förutsätter en ny slags kompetens. Införandet av Apotti förändrade också olika yrkesgruppers uppgifter och registreringspraxis.
HUS har tillsammans med Apotti Oy utvecklat utbildningsinnehållet utifrån kompetensbehoven och responsen. Till exempel webbkurserna har förnyats och rapporteringsutbildningen utökats. Som helhet har responsen från utbildningarna varit bra. Det finns ingen information om hur många arbetstagare som har genomgått minst en Apotti-utbildning.
Apotti-systemets kostnader
Enligt den prognos som uppdaterats i augusti 2021 och som Apotti Oy presenterade för revisionsnämnden (24.11.2022 § 50) kommer kostnaderna för Apotti-projektet och den fortlöpande tjänsten att uppgå till sammanlagt 625,6 miljoner euro för alla ägare. Detta är 229,5 miljoner mer än den ursprungliga uppskattningen. Antalet användare bedömdes ursprungligen vara 35 procent för litet, vilket förklarar en betydande del av kostnadsökningen. En annan betydande faktor är tjänster som överförts från kunderna till Apotti och som inte beaktats i den ursprungliga beräkningen. Överskridandet av den ursprungliga kostnadskalkylen är i allmänhet typiskt för upphandling av informationssystem, vilket betonar vikten av en uppföljning av kostnaderna.
År 2022 uppgick kostnaderna för Apotti-systemet till 74,9 miljoner euro för HUS. Detta utgör 2,7 procent av HUS verksamhetskostnader och cirka 30,5 procent av IT-förvaltningens verksamhetskostnader. Det är svårt att jämföra kostnaderna med tidigare använda patientdatasystem på grund av innehållsmässiga skillnader och uppdateringsbehov.
Apottis inverkan på produktiviteten är oklar
Apotti-systemets inverkan på produktiviteten har inte bedömts i sin helhet på HUS. De senaste åren har varit avvikande både funktionellt och ekonomiskt, vilket har försvårat bedömningen. Apotti har identifierats ha konsekvenser för produktiviteten genom flera faktorer, till exempel den tid som använts för dokumentation, antalet vårdade patienter och minskningen av medicineringsfel.
Observationer om Apotti-systemet
- Det har förekommit problem med systemets användbarhet sedan införandet. Brister i användbarheten och rapporteringen har korrigerats och förbättringar har gjorts. Å andra sidan har resurserna för utvecklingsarbetet varit begränsade.
- Rapporteringsproblemen i Apotti försvårar fortfarande den kunskapsbaserade ledningen.
- Som helhet var responsen från utbildningarna bra. Det finns dock inga heltäckande uppgifter på HUS-nivå om deltagargraden i utbildningar.
- Kostnaderna för Apotti-systemet är 2,7 procent av HUS totala kostnader. Kostnaderna har blivit högre än i den ursprungliga uppskattningen.
- Tills vidare finns det endast lite information om Apottis inverkan på produktiviteten. Apottis inverkan på HUS produktivitet har inte systematiskt följts upp av styrelsen.
Utvärderingen har beskrivits mer detaljerat i utvärderingsberättelsen 2022 (PDF 4 Mb).
