Den offentliga sektorns verksamhet regleras av lagar och normer. Dessutom har HUS anvisningar för att kommunicera om organisationens gemensamma regler och verksamhetsrutiner. För att fungera som rättesnöre för organisationens arbetstagare ska anvisningarna vara skriftliga, aktuella, lättillgängliga och begripliga. Revisionsnämnden utvärderar HUS administrativa anvisningar och hur man kommunicerar dem inom organisationen.
Utfärdande och publicering av anvisningar
Anvisningarna på HUS kan basera sig på lagstiftningen, grundavtalet, förvaltningsstadgan och de stadgar som fullmäktige, i fortsättningen sammanslutningens stämma, har godkänt. Dessutom ska koncernförvaltningens permanenta och tidsbegränsade anvisningar följas. Anvisningarna kan också grunda sig på koncerndirektivet samt på sammanslutningens stämmas och styrelsens beslut.
Anvisningarna klassificeras i medicinska anvisningar som gäller patientvård, verkställande direktörens anvisningar och andra anvisningar. En ny anvisning bereds av den tjänsteinnehavare som ansvarar för uppgiftsområdet eller av den ansvarsperson som utsetts för anvisningen.
I utvärderingen utreddes hur de administrativa anvisningarna som publicerades 2022 motsvarade HUS krav på anvisningarnas innehåll. Granskningen gällde 9 verkställande direktörens och 7 chefsöverläkarens anvisningar. De anvisningar som granskades följde relativt väl innehållskraven för anvisningar.
Kommunicering om anvisningarna samt deras verkställande
Utifrån utvärderingen verkar det som om man på HUS litar på att anvisningarna blir kända och förstådda via de närmaste cheferna. Likaså litar man på att arbetstagarna sätter sig in i anvisningarna och följer dem. Man följer inte systematiskt upp hur väl arbetstagarna känner till och förstår anvisningarna.
Ansvarspersonerna och cheferna för anvisningarna ansvarar för kommunikationen om anvisningarna. HUS Kommunikation deltar i kommunikationen om anvisningarna endast i en rådgivande roll, med undantag av de mer omfattande personalanvisningarna. En positiv observation är att videor om upphandlingsanvisningarna har gjorts som stöd för kommunikationen.
I utvärderingen observerades att anvisningarna har sparats på olika ställen, vilket försvårar versionshanteringen och medför en risk för att man använder en föråldrad anvisning eller inte hittar den nödvändiga anvisningen. Det är positivt att man på HUS har tagit i bruk en anvisningsbank där man i fortsättningen även sparar administrativa anvisningar. Detta kommer att vara till hjälp för versionshanteringen.
Observationer om kommunikationen om anvisningarna
- De närmaste cheferna ansvarar för kommunikationen om anvisningarna och övervakningen av att de följs och HUS har ingen gemensam praxis för detta.
- Vid tidpunkten för utvärderingen hade ingen helhetsansvar för upprätthållandet av webbplatsen för administrativa regler och anvisningar på intranätet.
- Anvisningarna på enheternas egna sidor och skivenheter skiljer sig från anvisningarna på intranätets sida för administrativa regler och anvisningar. Därför kan man inte lita på att gällande anvisningar hittas.
- HUS Kommunikation deltar i kommunikationen om anvisningarna i en rådgivande roll, med undantag av de mer omfattande personalanvisningarna.
- Positivt är att videor om upphandlingsanvisningarna har gjorts som stöd för kommunikationen.
Utvärderingen har beskrivits mer detaljerat i utvärderingsberättelsen 2022 (PDF 4 Mb).
