Valtuusto asetti HUS Tietohallinnolle kaksi sitovaa taloudellista tavoitetta, jotka koskivat tilikauden tulosta ja sisäistä myyntiä. Molemmat tavoitteet toteutuivat.
Vuoden 2021 toimintakulut olivat 231 miljoonaa euroa ja ne ylittivät talousarvion 5,4 miljoonaa euroa (2,4 %). Toimintakulut ovat kasvaneet merkittävästi viime vuosina johtuen toiminnan ja palveluiden laajenemisesta, lisääntyneestä myynnistä, lisenssien ja henkilöstön määrän sekä yleisen kustannustason kasvusta. Tietohallinnon toimintakulujen osuus koko HUSin toimintakuluista on myös kasvanut tasaisesti viime vuosina. Vuonna 2021 niiden osuus oli kahdeksan prosenttia, kun vuonna 2015 osuus oli neljä prosenttia.
Tietohallinnolle asetettiin vuodelle 2021 viisi strategista avaintavoitetta, joista toteutui kaksi ja kaksi toteutui osittain. Tuottavuusohjelman toteutumista ja seurantaa koskeva strateginen tavoite ei toteutunut.
Tiedonhallintamalli ja kokonaisarkkitehtuuri
Tiedonhallintamalli on kuvaus siitä, miten tiedonhallinta on järjestetty. Tiedonhallintamallin laatimisen organisointi ja käytännön työ on HUSissa aloitettu, mutta lain edellyttämää tiedonhallintamallia ei ole vielä laadittu.
Kokonaisarkkitehtuurilla tarkoitetaan kuvausta siitä, miten organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Sen avulla voidaan varmistaa tiedonhallintalain mukainen toiminta. Toimivaa mallia kokonaisarkkitehtuurin hallintaan ei ole toistaiseksi määritelty, mutta tarve sen kehittämiselle on tunnistettu.
Tietohallinnon tulosalueella on käytössä noin 1400 sovellusta ja lähes 190 palvelua. Uusia sovellus- ja IT-hankintoja tehdään viikoittain noin 1–20 kappaletta. On tärkeää, että tiedot kaikista tietojärjestelmistä ilmoitetaan Tietohallintoon. Tämä ei kaikissa tilanteissa toteudu.
Ostopalveluiden osuus Tietohallinnon tietojärjestelmiin ja palveluihin liittyvistä kuluista oli vuonna 2021 merkittävä (noin 89 %). Ostopalveluiden osuutta on tarkoitus edelleen kasvattaa.
ICT-hankinnat on keskitetty Tietohallintoon. Yksi esimerkki tietojärjestelmähankinnasta on rekrytointijärjestelmän hankinta, joka on osa toiminnanohjausjärjestelmä Harppia. Hankintaa valmisteltiin kauan ja järjestelmän käyttöönottoa jouduttiin siirtämään. Järjestelmä otettiin käyttöön keskeneräisenä kesäkuussa 2021, eikä kaikki sen toiminnallisuudet ole vielä käytettävissä. Ongelmana on, että järjestelmän testaus on tapahtunut pistemäisesti eikä rekrytointiprosessia ole siinä huomioitu kokonaisuutena. Tietohallinto alkaa koordinoimaan testausta tehostetusti vuonna 2022.
Potilastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä Apotti
Apotti on ollut niin kustannuksiltaan kuin työmäärältään HUSin historian suurin yksittäinen toiminnan muutos- ja kehittämishanke. Apotin käyttöönotto aloitettiin marraskuussa 2018 ja tavoitteena oli järjestelmän ja toiminnan vakiinnuttaminen vuoden 2021 aikana. Käyttöönottoa on jouduttu siirtämään, mistä on aiheutunut merkittäviä lisäkustannuksia. Kesäkuussa 2021 Kymsoten osalta palattiin vanhoihin järjestelmiin ja joidenkin Diagnostiikkakeskuksen yksiköiden osalta käyttöönotto siirtyi vuodelle 2022.
Keskijohdolle tehdyn kyselyn mukaan Apotille asetetut tavoitteet ovat toteutuneet korkeintaan tyydyttävästi. Kokonaisarvosana tavoitteiden toteutumiselle asteikolla 1–5 oli 2,5. Kyselyyn vastasi 65 henkilöä vastausprosentin ollessa 58. Vastaajista 33 prosenttia ei todennäköisesti suosittelisi järjestelmää lainkaan. Asteikolla 4–10 mitattuna Apotti sai arvosanaksi välttävän (5).
Arviointi on kuvattu yksityiskohtaisemmin arviointikertomuksessa 2021 (PDF 4 Mt) ja arviointimuistiossa (PDF 1 Mt).
