Julkisen sektorin toimintaa säätelevät lait ja normit. Lisäksi HUSilla on ohjeita, joilla viestitään organisaation yhteisistä säännöistä ja toimintatavoista. Toimiakseen organisaation työntekijöiden ohjenuorana, niiden tulee olla kirjallisia, ajantasaisia, helposti saatavilla ja ymmärrettävissä. Tarkastuslautakunta arvioi HUSin hallinnollisia ohjeita ja miten niistä viestitään organisaation sisällä.
Ohjeiden antaminen ja julkaisu
Ohjeiden antaminen HUSissa voi perustua lainsäädäntöön, perussopimukseen, hallintosääntöön ja valtuuston, jatkossa yhtymäkokouksen, hyväksymiin sääntöihin. Lisäksi on noudatettava konsernihallinnon pysyväis- ja määräaikaisohjeita. Ohjeiden antaminen voi perustua myös konserniohjeeseen sekä yhtymäkokouksen ja hallituksen päätöksiin.
Ohjeet luokitellaan lääketieteellisiin potilashoitoon liittyviin ohjeisiin, toimitusjohtajan ohjeisiin ja muihin ohjeisiin. Uuden ohjeen valmistelee tehtäväalueen vastuullinen viranhaltija tai ohjeelle nimetty vastuuhenkilö.
Arvioinnissa selvitettiin, miten vuonna 2022 julkaistut hallinnolliset ohjeet vastasivat HUSin vaatimuksia ohjeiden sisällöstä. Tarkastelu kohdistui 9 toimitusjohtajan ja 7 johtajaylilääkärin ohjeeseen. Tarkasteltavat ohjeet noudattivat ohjeiden sisällölle asetettuja vaatimuksia melko hyvin.
Ohjeista viestiminen ja toimeenpano
Arvioinnin perusteella vaikuttaa siltä, että HUSissa luotetaan ohjeiden tulevan tunnetuiksi ja ymmärretyiksi lähiesimiesten kautta. Samoin luotetaan, että työntekijät tutustuvat ohjeisiin ja noudattavat niitä. Ohjeiden tunnettuutta ja ymmärtämistä ei seurata suunnitelmallisesti.
Ohjeiden vastuuhenkilöillä ja esimiehillä on vastuu ohjeiden viestinnästä. HUS Viestintä osallistuu ohjeita koskevaan viestintään ainoastaan neuvoa antavassa roolissa, poikkeuksena laajasti henkilöstölle suunnatut ohjeet. Myönteinen havainto on, että hankintaohjeista on tehty videoita viestinnän tueksi. Arvioinnissa havaittiin, että ohjeita on tallennettu eri paikkoihin, mikä hankaloittaa versionhallintaa ja aiheuttaa riskin siitä, että käytetään vanhentunutta ohjetta tai tarvittavaa ohjetta ei löydetä. Myönteistä on, että HUSissa on otettu käyttöön ohjepankki, johon tallennetaan jatkossa myös hallinnolliset ohjeet. Tämä tulee auttamaan versionhallinnassa.
Havainnot ohjeiden viestinnästä
- Ohjeiden viestiminen ja noudattamisen valvonta on lähiesihenkilöiden vastuulla eikä HUSissa ole yhteisiä käytäntöjä tätä varten.
- Arvioinnin laatimisen hetkellä kenelläkään ei ollut kokonaisvastuuta intranetin Hallinnolliset säännöt ja ohjeet -sivujen ylläpidosta.
- Yksiköiden omilla sivuilla ja levyasemilla olevat ohjeet eroavat intranetin Hallinnolliset säännöt ja ohjeet -sivuilla olevista ohjeista. Tämän vuoksi voimassa olevien ohjeiden löytäminen ei ole luotettavaa.
- HUS Viestintä osallistuu ohjeista viestimiseen neuvoa antavassa roolissa, poikkeuksena laajasti henkilöstölle suunnatut ohjeet.
- Myönteistä on, että hankintaohjeista on tehty videoita viestinnän tueksi.
Arviointi on kuvattu yksityiskohtaisemmin arviointikertomuksessa 2022 (PDF 4 Mt).
