Arvioinnissa selvitettiin HUS-yhtymän hankintojen nykytilannetta tunnuslukujen ja tar- kastuslautakunnan aiemmin antamien suositusten näkökulmasta.
Hankintaorganisaatio pystyy aiempaa paremmin vastaamaan ison organisaation hankintatarpeisiin. Hankintatoiminta ja -prosessit ovat vakiintuneet ja tiedolla johtaminen on mahdollista Voitto-hankintajärjestelmän käyttöönoton myötä. Vuosien kuluessa syntynyt hankintavelka on purettu.
Tarkastuslautakunta antoi vuosina 2020–2022 useita suosituksia hankintatoimen kehittämiseksi. Arviointikertomuksessa 2022 lautakunta totesi useiden suositusten kohdalla tapahtuneen myönteistä kehitystä, mutta edellytti kehittämistyön jatkamista.
Lautakunta suositteli arvioimaan toistaiseksi voimassa olevien sopimusten määrän vaikutusta markkinoihin. Maaliskuussa 2025 toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia on noin 1 100 ja niiden kokonaisarvo on 2,1 miljardia euroa. Toistaiseksi voimassa olevilla sopimuksilla pyritään varmistamaan, ettei HUS joudu sopimuksettomaan, laittomaan tilaan kilpailutusten välissä tai jatka vanhoja sopimuksia hankintalain vastaisesti. Toistaiseksi voimassa olevien sopimusten joustava voimassaoloaika mahdollistaa sopimusten irtisanomisen silloin, kun markkinatilanteen ja HUSin tarpeiden edellyttäessä on tarve uudelle kilpailutukselle. Toistaiseksi voimassa oleviin sopimuksiin liittyy kuitenkin riski siitä, että hankinnan kohdetta ei kilpailuteta uudelleen oikeudellisten periaatteiden mukaan. Riskiä hallitaan ohjeella, joka ohjaa arvioimaan sopimusten uudelleen kilpailuttamisen tarvetta.
Lautakunta suositteli myös kiinnittämään huomiota suorahankintojen riittävään perustelemiseen ja yhteiskunnallisiin vaikutuksiin. Suorahankintojen kokonaisarvo oli vuonna 2024 noin 40 miljoonaa euroa. Vuonna 2024 suorahankintoja tehtiin 65. Eniten niitä tehtiin kokonaisarvon perusteella sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluiden (18,3 milj. euroa), ICT-hankintojen (7,8 milj. euroa) ja kirurgia, sisätaudit ja kardiologian (4,9 milj. euroa) kategorioissa.
Vuonna 2024 tilintarkastus havaitsi kehittämistarpeita ohiostojen eli sopimusten ulkopuolisten hankintojen välttämisessä. Yksiköt tekivät vuonna 2024 ohiostoja yhteensä 23,2 miljoonalla eurolla, joista keskitetyn tilausjärjestelmän ulkopuolella noin 14,5 miljoonan euron arvosta. Vuonna 2024 Runkopalvelut havaitsi, että tilausjärjestelmän ulkopuolelta tehdyissä hankinnoissa noin puolet koskee tuotteita, joista on sopimus olemassa. Kun tilaus tehdään suoraan toimittajalta, ei tilausta, laskua ja sopimusta saada järjestelmissä yhdistettyä. Runkopalvelut on kehittänyt ohiostoina tehtyjen hankintojen seurantaa ja ohjeistanut yksiköitä tilauskäytännöistä ohiostojen välttämiseksi. Sovitun tilausprosessin noudattaminen on edellytys hankintojen lainmukaisuudelle.
Hankintojen myönteinen kehitys näkyy monin tavoin
Hankintojen kehittämistyön onnistuminen tulee esiin useissa tunnusluvuissa. Merkittävin edistysaskel on hankintojen Voitto-johtamisjärjestelmän käyttöönotto. Käyttöönotto on vielä kesken ja vaatii edelleen kehittämistä, mutta jo nyt järjestelmän avulla saadaan aiempaa ajantasaisempaa ja monipuolisempaa tietoa HUSin hankinnoista, kilpailutuksista, sopimuksista ja toimittajahallinnasta.
Vuodesta 2019 alkanut hankintapäätösten lukumäärän voimakas kasvu taittui vuonna 2024, jolloin hankintapäätöksiä tehtiin 538. Näiden vuosiarvo oli 263 miljoonaa euroa. HUSin kilpailutettujen hankintojen kokonaisarvo oli noin 1 miljardi euroa. Vuosien kuluessa kertynyt hankintavelka on käytännössä purettu.
Vastuullisuuskriteerien käyttö lisääntyi huomattavasti vuoden 2024 aikana ja noin 65 prosenttiin uusista hankinnoista sisältyi sosiaalisen tai ympäristövastuun kriteerejä. HUS palkittiin kesäkuussa 2024 kestävän kehityksen eteen tekemästään työstä. HUS on edistänyt ympäristölle parempia ratkaisuja tekemällä ympäristömerkkisitoumuksen ja integroinut Joutsenmerkin ja EU-ympäristömerkin systemaattisesti osaksi hankintojensa johtamista ja toteutusta.
HUSin asiantuntijat ovat tyytyväisiä hankintapalveluihin ja asiakaspalaute on kehittynyt myönteisesti. NPS luku on noussut luvusta 24 vuonna 2024 lukuun 52. Tyytyväisyys hankintapalvelujen tukeen ja yhteistyöhön tuli esiin myös arviointikertomusta kirjoitettaessa.
Säästöjä onnistuneilla hankinnoilla ja monipuolisilla hankintamenettelyillä
Hankintojen säästöt vuonna 2024 valmistuneissa kilpailutuksissa olivat 10,79 miljoonaa euroa. Esimerkiksi terveyspalvelujen uusissa hankinnoissa saatiin aikaan yli 3 miljoonan euron säästöt.
Säästöjä saavutettiin hyödyntämällä toimittajavuoropuhelua, lisäämällä kilpailua esimerkiksi kilpailutusta mainostamalla sekä hyödyntämällä erilaisia hankintajärjestelmiä. Esimerkiksi lääkäripalveluiden hankinta toteutettiin dynaamisena hankintajärjestelmänä (jatkuvan kilpailutuksen periaate), haavanhoitotuotteiden kokonaisuuden hankinta sähköisellä huutokaupalla (tehostettu hintakilpailu) ja silmälääkäripalveluiden hankinta niin sanotulla nippumallilla, jossa hyödynnetään vuosimaksuperiaatetta, joka kannustaa toteuttamaan hoidon ajoissa ja vähentämään turhia suoritteita.
Tarve kilpailutuskonsulteille on vähentynyt huomattavasti vuodesta 2021. Ulkoistetuissa kilpailutuksissa hankinnan kilpailutustekninen osuus ostetaan HUSin ulkopuolelta. Tämä on ollut välttämätöntä, jotta kaikki hankinnat on voitu kilpailuttaa hankintalain edellyttämässä aikataulussa. Tietyissä strategisissa hankinnoissa kilpailutuskonsultti on paikannut osaamisvajetta, jota ei omasta takaa ole ollut saatavilla. Konsulttien keskimääräinen tuntihinta on laskenut noin 95 euroon (2020: 140 euroa).
