Hankinnoissa esiin tulleiden epäkohtien vuoksi tarkastuslautakunta totesi vuoden 2019 arviointikertomuksessa, että hankintatointa ei ole järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Lautakunta edellytti, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimeenpannaan siten, että hankintojen lainmukaisuus ja tuloksellisuus toteutuvat.
Hankintojen ja hankintatoimen tilanteen selvittämiseksi toteutettiin ulkopuolinen tarkastus. Lisäksi arviointi perustuu HUSin johtavien viranhaltijoiden kuulemiseen ja asiakirja-aineistoihin.
Arvioinnissa selvitettiin myös, miten HUSin hankinnoissa on huomioitu vastuullisuuteen liittyviä kysymyksiä.
Hankintojen kehittämistoimia on jatkettava ja varmistettava luotettavat seurantatiedot
Ylimääräisen tarkastuksen johtopäätöksenä oli, että luotettavaa tietoa kilpailuttamattomien hankintojen määrästä ei ole mahdollista saada. Pääasiassa tämä johtui siitä, että tarkastusaineiston tuottaminen vaati paljon manuaalista työtä ja osoittautui tästä syystä liian työlääksi. Tarkastuksessa todettiin, että hankintatoimea, toimittaja- sekä sopimushallintaa tukevia järjestelmäratkaisuja ei ole vielä toteutettu siten, että niiden avulla saataisiin ratkaistua hankintatoimen sisäisen valvonnan ongelmia.
HUS hankki vuonna 2020 aineita, tarvikkeita ja tavaroita 509,2 miljoonalla eurolla ja osti palveluja 546,6 miljoonalla eurolla. Ennakoituun vuosiarvoon perustuva HUSin oma arvio kilpailuttamatta tehtyjen hankintojen euromäärästä on noin 40,2 miljoonaa euroa. Arviota on kuitenkin pidettävä vähimmäismääränä, koska nykyisillä järjestelmillä sitä ei voida helposti varmentaa.
Ongelmien korjaamiseksi HUSin hankintatoimea on resursoitu ja kehittämistoimenpiteitä on tehty. Kehittämistoimenpiteet ovat kuitenkin vielä monilta osin kesken eikä esimerkiksi järjestelmäratkaisuista tai hankintatoimen seurantamittareista ole tehty päätöksiä. Myönteistä kehitystä on ollut se, että HUS julkaisi helmikuussa 2021 tiedot ostolaskuista. Tämä lisää hankintojen läpinäkyvyyttä.
Hankintoihin liittyvistä ongelmista on aiheutunut sekä taloudellista vahinkoa, että haittaa HUSin maineelle. Syksyllä 2020 markkinaoikeus määräsi HUSille 160 000 euron seuraamusmaksut neljästä hankintakokonaisuudesta. Tilanne voi vaikuttaa yleiseen luottamukseen HUSia kohtaan. Järjestelmäpuutteet ja se, että hankintojen kokonaisuutta ei pystytä luotettavasti valvomaan, luovat olosuhteet myös mahdollisille väärinkäytöksille.
Tilintarkastukseen kuuluva hankintojen lainmukaisuuden tarkastaminen ja tarkastuslautakunnan tehtävänä oleva tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi edellyttävät luotettavaa ja läpinäkyvää tietopohjaa.
Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että ongelmat korjataan viipymättä.
Tarkastuslautakunnan aiheesta antamat suositukset on julkaistu vuoden 2020 arviointikertomuksessa (PDF 5 Mt). Arviointi on kuvattu kokonaisuudessaan arviointimuistiossa (PDF 265 kt).
Hankintojen vastuullisuus
Vastuullisuus on yksi HUSin strategisista päämääristä; tavoitteena on hiilineutraalius vuoteen 2030 mennessä sekä kestävän kehityksen noudattaminen kaikessa toiminnassa. Yhtenä Suomen suurimmista hankintayksiköistä HUSilla on erinomaiset mahdollisuudet edistää vastuullisia hankintoja.
Tarkastuslautakunta selvitti, millaisia sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyviä vaatimuksia HUS on asettanut tavara- ja elintarvikehankinnoissa ja millaisia ympäristövaatimuksia on asetettu ajoneuvo- ja kuljetuspalveluhankinnoissa. Lisäksi selvitettiin, miten vastuullisuus huomioidaan ulkopuolelta ostettavissa siivouspalveluissa.
Arvioinnissa todettiin, että hankintojen vastuullisuus on tunnistettu tärkeäksi kehittämiskohteeksi ja viime vuosina on tehty useita toimenpiteitä, jotka luovat edellytyksiä sille, että vastuullisuuteen liittyvät näkökulmat huomioidaan hankinnoissa aiempaa kattavammin. Resurssit vastuullisten hankintojen edistämiseen ovat kuitenkin pienet organisaation kokoon suhteutettuna. Sosiaalinen vastuullisuus on huomioitu vasta pieneltä osin HUSin tavara- ja elintarvikehankintoja koskevissa tarjouspyynnöissä ja ajoneuvo- ja kuljetuspalveluhankinnoissa asetetut päästöjen vähentämistä koskevat vaatimukset vaihtelevat. Elintarvikehankinnoissa vastuullisuuteen liittyviä sertifikaatteja painotetaan vasta muutamissa tuoteryhmissä ja lähiruoan käyttö on vähäistä.
Työ hankintojen vastuullisuuden edistämiseksi on jo tuottanut tuloksia, sillä HUS Logistiikan sairaalakäsinehankinta valittiin vuoden taidokkaimmaksi hankinnaksi.
Tarkastuslautakunnan aiheesta antamat suositukset on julkaistu vuoden 2020 arviointikertomuksessa (PDF 5 Mt). Arviointi on kuvattu kokonaisuudessaan arviointimuistiossa (PDF 516 Mt).
