Arvioinnissa selvitettiin, miten Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmän käytettävyyttä ja johtamisessa tarvittavien tietojen tuottamista on edistetty. Lisäksi selvitettiin Apotin kustannuksia ja vaikutuksia tuottavuuteen.
Apotin käyttöönotot saatiin pääosin päätökseen syksyllä 2022. Sopimus on voimassa vuoteen 2026 asti, eikä jatkosuunnitelmia ole toistaiseksi pohdittu.
Järjestelmää on kehitetty, mutta käytettävyyttä on edelleen parannettava
Järjestelmää on kehitetty ja kehitetään edelleen monin tavoin yhdessä Apotti Oy:n kanssa vastaamaan paremmin käyttäjien tarpeita. Vuonna 2022 kehittämistyötä on tehty Apotti 2.0-projektissa muun muassa yksinkertaistamalla ja yhtenäistämällä käyttöliittymää sekä kehittämällä koulutuksia ja ohjeita.
HUS uudisti Apotti-järjestelmän kehitysehdotusten hallintamallia ja loi ehdotuksille priorisointiprosessin. Kehitysehdotusten määrä väheni 70 prosenttia vuoteen 2021 verrattuna. Apotti-järjestelmää kehitettiin myös strategisissa projekteissa.
Järjestelmän kehitystyötä ovat vaikeuttaneet koronapandemian ohella yhtäaikaiset muutokset, kuten sotepe-uudistus, HUSin organisaatiouudistus sekä Siltasairaalan käyttöönotto. Kehitystyötä tehdään usean toimijan kanssa, mikä tuo siihen haastetta.
Kokemus järjestelmän käytettävyydestä vaihtelee toiminnallisuudesta, erikoisalasta ja ammattihenkilön työtehtävästä riippuen. Tyytyväisiäkin käyttäjiä löytyy. Joillakin toimialoilla järjestelmää pidetään potilastyössä nopeampana kuin aiempaa järjestelmää. Etuna nähdään myös se, että tutkimustulokset saadaan yhdestä paikasta ja vältetään kirjautuminen useampaan järjestelmään. Käyttäjien näkemyksiä Apotti-järjestelmästä ei kattavasti selvitetty HUSissa vuosina 2021–2022. Tietohallinnon asiakastyytyväisyyskyselyn perusteella tyytyväisyys järjestelmään heikkeni vuodesta 2021.
Apotin raportoinnin ongelmat vaikeuttavat tiedolla johtamista
Apotti-järjestelmän käyttöönotot ovat aiheuttaneet ongelmia toiminnan seurantaan liittyvien tietojen tuottamiselle. Esimerkiksi hoitoon pääsyn vertailutietojen saaminen ei vuonna 2021 ollut mahdollista. Vuonna 2022 tilanne on parantunut esimerkiksi lähetteiden ja jonotietojen osalta. Raportoinnin kehittämisessä on priorisoitu lakisääteistä raportointia muun muassa koronapandemian tarpeisiin. Yleisesti johtamisessa vaadittavien tietojen tuottamisessa on vielä paljon kehitettävää.
Apotti-koulutukset ja järjestelmäosaaminen
Apotti-järjestelmä eroaa aiemmista potilastietojärjestelmistä ja sen sujuva käyttö edellyttää uudenlaista osaamista. Apotin käyttöönotto myös muutti eri ammattiryhmien tehtäviä ja kirjaamisen käytäntöjä.
HUS on kehittänyt koulutusten sisältöä osaamistarpeiden ja saadun palautteen perusteella Apotti Oy:n kanssa. Esimerkiksi verkkokursseja on uudistettu ja raportointikoulutusta lisätty. Koulutuksista saatu palaute on kokonaisuutena ollut hyvää. Tietoa siitä, kuinka moni työntekijä on käynyt vähintään yhden Apotti-koulutuksen, ei ole saatavilla.
Apotti-järjestelmän kustannukset
Apotti Oy:n tarkastuslautakunnalle (24.11.2022 § 50) esittämän elokuussa 2021 päivitetyn ennusteen mukaan Apotti-hankkeen ja jatkuvan palvelun kustannukset tulevat olemaan kaikille omistajille yhteensä 625,6 miljoonaa euroa. Tämä on 229,5 miljoonaa enemmän kuin alun perin arvioitiin. Käyttäjämäärät arvioitiin alun perin 35 prosenttia liian pieneksi, mikä selittää merkittävän osan kustannusten noususta. Toinen merkittävä tekijä on asiakkailta Apotille siirtyneet palvelut, joita alkuperäisessä laskelmassa ei huomioitu. Alkuperäisen kustannusarvion ylittyminen on tietojärjestelmähankinnoille yleisestikin tyypillistä, mikä korostaa kustannusten seurannan tärkeyttä.
Vuonna 2022 Apotti-järjestelmän kulut HUSille olivat 74,9 miljoonaa euroa. Tämä on 2,7 prosenttia HUSin toimintakuluista ja noin 30,5 prosenttia Tietohallinnon toimintakuluista. Kustannusten vertailu aiemmin käytössä olleisiin potilastietojärjestelmiin on vaikeaa sisällöllisten erojen ja päivitystarpeiden vuoksi.
Apotin vaikutukset tuottavuuteen ovat epäselvät
Apotti-järjestelmän vaikutusta tuottavuuteen ei kokonaisuudessaan ole HUSissa arvioitu. Viime vuodet ovat olleet toiminnallisesti ja taloudellisesti poikkeavia, mikä on vaikeuttanut arviointia. Apotilla on tunnistettu olevan vaikutuksia tuottavuuteen usean tekijän kautta, joita ovat esimerkiksi kirjaamiseen käytetty aika, hoidettujen potilaiden määrä ja lääkitysvirheiden vähentäminen.
Havainnot Apotti-järjestelmästä
- Järjestelmän käytettävyydessä on ollut ongelmia käyttöönotoista alkaen. Käytettävyydessä ja raportoinnissa havaittuja puutteita on korjattu ja saatu aikaan parannuksia. Toisaalta resurssit kehitystyöhön ovat olleet rajalliset.
- Apotin raportointiongelmat vaikeuttavat edelleen tiedolla johtamista.
- Koulutuksista saatu palaute oli kokonaisuutena hyvää. Koulutuksiin osallistumisesta ei kuitenkaan ole saatavilla kattavia HUS-tason tietoja.
- Apotti-järjestelmän kulut ovat 2,7 prosenttia HUSin kokonaiskuluista. Kustannukset ovat nousseet alkuperäistä arviota korkeammiksi.
- Apotin vaikutuksista tuottavuuteen on toistaiseksi vain vähän tietoa saatavilla. Hallitus ei ole järjestelmällisesti seurannut Apotin vaikutuksia HUSin tuottavuuteen.
Arviointi on kuvattu yksityiskohtaisemmin arviointikertomuksessa 2022 (PDF 4 Mt).
