HUS upphandlingar och upphandlingsverksamhet 2020

På grund av missförhållanden som framkommit i upphandlingarna konstaterade revisionsnämnden i utvärderingsberättelsen för 2019 att upphandlingsverksamheten inte har ordnats på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt. Nämnden förutsatte att den interna kontrollen och riskhanteringen genomförs så att upphandlingarnas lagenlighet och resultatrikhet förverkligas.

För att utreda situationen inom upphandlingarna och upphandlingsverksamheten genomfördes en extern granskning. Dessutom grundar sig utvärderingen på hörande av HUS ledande tjänsteinnehavare och på dokumentmaterial.

I utvärderingen utreddes också hur frågor kring ansvarsfullhet har beaktats i HUS upphandlingar.

Åtgärderna för att utveckla upphandlingarna ska fortsätta och tillförlitliga uppföljningsuppgifter säkerställas

Den externa granskningen gav upphov till slutsatsen att det inte är möjligt att få tillförlitlig information om antalet upphandlingar som inte har konkurrensutsatts. Detta berodde huvudsakligen på att produktionen av granskningsmaterial krävde mycket manuellt arbete och därför visade sig vara för arbetskrävande. I granskningen konstaterades det att systemlösningarna som stöder upphandlingsverksamheten samt hanteringen av leverantörer och avtal ännu inte har genomförts på ett sådant sätt att lösningarna skulle bidra till att lösa problemen inom den interna kontrollen av upphandlingsverksamheten.

HUS köpte 2020 material, förnödenheter och varor för 509,2 miljoner euro och tjänster för 546,6 miljoner euro. HUS egen uppskattning av eurobeloppet av upphandlingarna som inte har konkurrensutsatts, vilket baserar sig på det uppskattade årsvärdet, är cirka 40,2 miljoner euro. Uppskattningen bör dock betraktas som ett minimibelopp, eftersom den inte lätt kan verifieras med de nuvarande systemen.

För att åtgärda problemen har HUS upphandlingsverksamhet tilldelats resurser och utvecklingsåtgärder har vidtagits. Utvecklingsåtgärderna är dock fortfarande till många delar på hälft och inga beslut har fattats om till exempel systemlösningar eller uppföljningsmätare för upphandlingsverksamheten. En positiv utveckling har varit att HUS i februari 2021 publicerade uppgifter om inköpsfakturor. Detta ökar transparensen i upphandlingarna.

Problemen i anslutning till upphandlingarna har både orsakat ekonomisk skada och skadat HUS rykte. Hösten 2020 ålade marknadsdomstolen HUS att betala påföljdsavgifter till ett belopp av 160 000 euro för fyra upphandlingshelheter. Situationen kan påverka det allmänna förtroendet för HUS. Systembristerna samt att upphandlingshelheten inte kan övervakas på ett tillförlitligt sätt skapar också förhållanden där missbruk kan förekomma.

Granskningen av upphandlingarnas lagenlighet, som ingår i revisionen, samt bedömningen av resultatet och ändamålsenligheten, som är revisionsnämndens uppgift, förutsätter ett tillförlitligt och transparent informationsunderlag.

Revisionsnämnden anser det vara viktigt att problemen åtgärdas utan dröjsmål.

Revisionsnämndens rekommendationer om detta ämne har publicerats i utvärderingsberättelsen för 2020 (PDF 5 Mb). Utvärderingen beskrivs i sin helhet i utvärderingspromemorian (PDF 265 kb, på finska).

Upphandlingarnas ansvarsfullhet

Ansvarsfullhet är ett av HUS strategiska mål; HUS strävar efter klimatneutralitet före 2030 samt att hållbar utveckling ska iakttas i all verksamhet. Som en av Finlands största upphandlingsenheter har HUS utmärkta möjligheter att främja ansvarsfulla upphandlingar.

Revisionsnämnden utredde hurdana krav på socialt ansvar som HNS har ställt vid upphandling av varor och livsmedel samt hurdana miljökrav som har ställts vid upphandling av fordon och transporttjänster. Dessutom utredde nämnden hur ansvarsfullhet beaktas i samband med städtjänster som köps utifrån.

I utvärderingen konstaterades det att upphandlingarnas ansvarsfullhet har identifierats som ett viktigt utvecklingsobjekt och under de senaste åren har flera åtgärder vidtagits som skapar förutsättningar för att perspektiv med anknytning till ansvarsfullhet beaktas i upphandlingarna i större omfattning än förut. Resurserna för att främja ansvarsfulla upphandlingar är dock små i förhållande till organisationens storlek. Sociala ansvarsfullhet har beaktats endast i liten utsträckning i de krav på utsläppsminskning som ställs i HUS anbudsbegäran om varu- och livsmedelsupphandlingar samt i samband med fordons- och transporttjänstupphandlingar. Vid livsmedelsupphandlingar betonas certifikat med anknytning till ansvarsfullhet endast i några produktgrupper och närproducerad mat används i liten utsträckning.

Arbetet för att främja ansvarsfulla upphandlingar har redan gett resultat, eftersom HUS Logistiks upphandling av sjukhushandskar utsågs till årets skickligaste upphandling.